Office Manager/-in (IHK)

Beschreibung

Veränderung beschäftigt uns ständig.

Doch die Dynamik hat - vor allem durch die zunehmende Digitalisierung - enorm zugenommen. Das gilt für sämtliche Unternehmensbereiche - von der Kundenaquise über das Agieren auf den Weltmärkten und neue Rahmenbedingungen für die Produktion bis zu der Art und Weise, wie Menschen heute erfolgreich zusammenarbeiten.

Letzteres ist ein entscheidender Punkt! Um den Unternehmenserfolg in einer Zeit des dynamischen Wandels zu sichern, müssen sich die Teams und Führungskräfte voll und ganz auf die jeweiligen Kernaufgaben in ihrem Bereich konzentrieren können. Mit anderen Worten: sie benötigen Entlastung und effektive Zusammenarbeit.

Einerseits ermöglichen moderne, digitale Tools es längst allen Beschäftigten, bestimmte Office Tätigkeiten selbst zu erledigen. Andererseits bindet dies Energie und sorgt mitunter für Reibungsverluste.

Ein modernes, professionelles Office-Management hingegen kann Kräfte bündeln, Prozesse mitgestalten und für efffektie Entlastng sorgen.

Dort setzt dieser Lehrgang an: Projekt- und Zeitmanagement, Kommunikation und Präsentation, Digitalisierung und Arbeiten 4.0, Stressbewältigung, Resilienz und Konfliktmanagement.

Mit diesen Fähigkeiten werden in Teams alle relevanten Prozesse am Laufen gehalten, Führungskräfte und Teammitglieder unterstützt bzw. entlastet - Office-Manager/-innen arbeiten agil effektiv und effizient und gestalten so den Unternehmenserfolg mit.

Inhalt

A) Einführung in den Lehrgang: Grundsätzliche Begriffe und Informationen zum Ablauf und Abschlusstest

• Was genau ist eine Unternehmens-DNA?
• In welchem Umfeld agieren Organisationen? (aktuelle Trends, Aufbauorganisation, Ablauforganisation)
• Wie betrifft das das Office-Management? Welche Aufgaben und Rollen sind damit verbunden? Was braucht es dafür?
• Information zum Office-Handbuch (digital) als Test: Erwartungshaltung und Umfang

B) Eigenregie: Selbst- und Zeitmanagement

• Analyse des eigenen Arbeitsstils: Wann bin ich in Bestform?
• Klare Zielformulierung mit der SMART-Methode
• "Zeitdiebe" erkennen und eliminieren
• Zeitmanagement-Methoden anwenden und Prioritäten setzen
• Der E-Mailflut und dem Meeting-Marathon entkommen
• Das eigene Energielevel im Blick behalten

C) Zusammenarbeit mit Führungskräften

• Typen von Vorgesetzten erkennen
• Entlastungsfelder identifizieren
• Grenzen der Entlastung kennen und akzeptieren
• Checklisten
• Korrespondenz, DIN-Normen, Formulieren von Schriftstücken
• Reiseplanung (Vorbereitung und Nachbereitung inkl. Reisekostenabrechnung)

D) Arbeiten 4.0: Fit für die Zukunft

• Einfluss der Digitalisierung auf Office-Management: was ändert sich und wie gehe ich damit um
• Clevere Planung der Arbeitsabläufe und Aufgaben u.a. mit MS 365 (To Do, Planer, Outlook, One Note)
• Weiterentwicklung der Rolle in Selbstverantwortung
• Virtuelle bzw. hybride Zusammenarbeit - wie funktioniert das möglichst reibungslos? Welche Tools können uns wie unterstützen?
• KI als Sparringspartner

E) Kommunikation

• Begriffsklärung: Kommunikation, Kommunikationsarten
• Kommunikationsmodelle, Missverständnisse in der Kommunikation
• Aspekte nonverbaler Kommunikation
• Handlungskompetenzen (Sozial-, Individual- und Methodenkompetenz)

F) Präsentation und Moderation - in Präsenz oder digital

• Aufbau und Strukturierung einer gelungenen Präsentation
• Zielformulierug
• Kernbotschaften formulieren
• Umgang mit Lampenfieber
• bewusster Einsatz der Körpersprache
• virtuell professionell wirken
• Visualisierung und Medieneinsatz
• Medien zur Visualisierung: Flipchart, Whiteboard, Pinnwand, Laptop und Beamer, Demoobjekte
  • Gestaltungsregeln für Visualisierung
  • PowerPoint: optimale Foliengestaltung (Layout), professionelles Foliendesign,und opische Gestaltung (Textgestaltung, Diagramme und Grafiken)
  • Tipps zum Visualisieren und Präsentieren am Flipchart
  • Visualisierung und Medieneinsatz

G) Konfliktmanagement

• Konfliktdefinition, Konflikterkennung und Konfliktursachen
• Konfliktarten
• Eskalationsstufen nach Glasl
• Verhalten bei Konflikten
• Konfliktgespräch bzw. Konfliktklärung
• Abfangen von Killerphrasen
• Grundlagen der Mediation: Definition, Vereinbarungen Ablauf und Phasen einer Mediation

H) Projektassistenz bzw. -management

• Projekte von Aufgaben abgrenzen
• Projektphasen-Modell kennen und in den eigenen Alltag übertragen lernen
• Tools und Techniken für das Projektmanagement erlernen und anwenden
• klassissches Projektmanagement von agilen Projektmanagementmethoden abgrenzen
• die Rolle der Projektassistenz gestalten und einnehmen Arbeiten in der Projektgruppe - Beziehungen pfegen und Informationen fließen lassen
• Meetings interaktiv gestalten und für echte Ergebnisse sorgen

I) Gesundheitsmanagement

• Analyse des eignenen Stressverhaltens, Identifikation von Stressfaktoren
• durch effektive Entspannungstechniken Kraft tanken und mehr Lebensfreude und Vitalität erreichen lernen
• die eigene Resilienz-Strategie entwickeln

J) Abschluss des Lehrgangs

• Vorstellen des Office-Handbuchs
• Feedback von Gruppe und Dozent/-in
• Zertifikat

Voraussetzung für den Erwerb des IHK-Zertifikats: regelmäßige Teilnahme am Zertifikatslehrgang (80% der Unterrichtsstunden), erfolgreiche Projektarbeit (Office-Handbuch) und Präsentation des Office-Handbuchs